Privacy & AVG

Laatst bijgewerkt: maart 2026

Stichting Empelse Doe Dagen hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dit doen en hoe wij hiermee omgaan. Wij handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie zijn wij?

De Empelse Doe Dagen is een jaarlijks activiteitenevenement voor de Empelse basisschooljeugd, georganiseerd door Stichting Empelse Doe Dagen.

• Organisatie: Stichting Empelse Doe Dagen
• Locatie: RKVV Emplina, Riek 1, Empel, 's-Hertogenbosch
• E-mail: secretariaat@empelsedoedagen.nl

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen uitsluitend gegevens die nodig zijn voor de organisatie van het evenement:

Bij inschrijving van kinderen:

• Naam, geslacht en geboortejaar van het kind
• School en groep van het kind
• Zwemdiploma (ja/nee)
• Toestemming voor foto's per kind
• Voorkeursvriendjes (optioneel)
• Naam, geslacht, adres, e-mailadres en telefoonnummer van de ouder/verzorger
• Optioneel: gegevens van een tweede ouder/verzorger
• Beschikbaarheid als hulpouder en voorkeur voor werkzaamheden
• Eventuele opmerkingen (bijv. allergieën, bijzonderheden)

Bij aanmelding als vrijwilliger:

• Naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer
• Leeftijd (bij junior vrijwilligers)
• Beschikbaarheid per dagdeel
• Voorkeur voor werkzaamheden
• Of je maatschappelijke stage-uren wilt ontvangen

3. Waarom verzamelen wij deze gegevens?

Doel	Grondslag
Verwerken van inschrijvingen	Uitvoering overeenkomst
Indelen van groepen en activiteiten	Uitvoering overeenkomst
Indelen van vrijwilligers in roosters	Uitvoering overeenkomst
Communicatie over het evenement	Gerechtvaardigd belang
Contact bij noodgevallen tijdens het evenement	Vitaal belang
Financiële administratie (betalingen)	Wettelijke verplichting
Bescherming tegen spam en misbruik (reCAPTCHA)	Gerechtvaardigd belang

4. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Inschrijvingsgegevens: tot uiterlijk 3 maanden na afloop van het evenement
• Vrijwilligersgegevens: tot uiterlijk 3 maanden na afloop van het evenement
• Financiële gegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)

Na afloop van de bewaartermijn worden alle gegevens verwijderd.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen jouw gegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de organisatie van het evenement of wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Gegevens worden in geen geval verkocht of verstrekt aan commerciële partijen.

De volgende partijen kunnen toegang hebben tot gegevens:

• Google Workspace (Google Sheets, Gmail, Google Drive, Google Apps Script): voor de administratieve verwerking van inschrijvingen, communicatie per e-mail en opslag van foto's. Google verwerkt gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) conform de verwerkersovereenkomst die onderdeel is van de Google Workspace-voorwaarden.
• Google reCAPTCHA: voor het beschermen van onze formulieren tegen spam en geautomatiseerd misbruik. Hierbij worden IP-adres en browsergegevens verwerkt door Google.
• Mollie: voor de verwerking van online betalingen. Mollie ontvangt alleen de betalingsgegevens die nodig zijn voor de transactie. Mollie is een Nederlandse betaaldienstverlener en verwerkt gegevens conform de AVG.
• Netlify: voor de hosting van onze website. Netlify verwerkt geen persoonsgegevens uit formulieren; deze worden rechtstreeks naar Google verzonden.
• Organisatiecommissie: de kernleden van het organisatieteam hebben toegang tot de inschrijvingen voor de indeling

Doorgifte buiten de EER

Google kan gegevens verwerken op servers buiten de Europese Economische Ruimte. Google biedt hiervoor passende waarborgen via standaardcontractbepalingen (SCC's) conform de AVG. Meer informatie hierover vind je in het Google Data Processing Addendum.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging of verlies:

• Alle gegevens worden versleuteld verzonden via HTTPS
• Beheerpagina's zijn beveiligd met wachtwoorden en automatische sessieverlopen (4 uur)
• Toegang tot persoonsgegevens in de database is beveiligd met verificatiesleutels
• Tijdelijke lokale opslag wordt opgeruimd bij het volgende bezoek aan de website, en uiterlijk wanneer de browsersessie wordt gesloten
• Formuliergegevens worden beveiligd tegen ongeautoriseerde wijzigingen

7. Foto's en beeldmateriaal

Tijdens de Empelse Doe Dagen worden foto's en video's gemaakt voor promotiedoeleinden en verslaglegging. Deze beelden kunnen worden gedeeld op onze website, sociale media en in lokale media.

Indien je niet wilt dat jij of jouw kind herkenbaar in beeld komt, kun je dit vooraf kenbaar maken bij de organisatie via secretariaat@empelsedoedagen.nl. Wij zullen dit respecteren.

8. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: je mag opvragen welke gegevens wij van je hebben
• Recht op correctie: je mag onjuiste gegevens laten aanpassen
• Recht op verwijdering: je mag vragen om verwijdering van je gegevens
• Recht op beperking: je mag vragen om beperking van de verwerking
• Recht op overdraagbaarheid: je mag je gegevens opvragen in een overdraagbaar formaat
• Recht van bezwaar: je mag bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens

Om een van deze rechten uit te oefenen, kun je contact opnemen via secretariaat@empelsedoedagen.nl. Wij reageren binnen 4 weken op je verzoek.

9. Cookies en lokale opslag

Onze website maakt geen gebruik van tracking cookies. Er worden geen gegevens gedeeld met advertentienetwerken of analyseplatformen. Wij maken wel gebruik van de volgende technologieën:

localStorage (browseropslag)

Bij het inschrijvingsformulier slaan wij tijdelijk gegevens op in de browseropslag van je apparaat. Dit is noodzakelijk om je inschrijving te bewaren tijdens het betalingsproces (de omleiding naar de betaaldienst). Deze gegevens worden automatisch verwijderd na afronding van de inschrijving en bevatten:

• E-mailadres en betalingstoken (voor verificatie na betaling)
• Ingevulde formuliergegevens (als tijdelijke back-up tijdens betaling)

Daarnaast wordt localStorage gebruikt op de (niet-publieke) beheerpagina's voor het onthouden van instellingen.

sessionStorage (sessie-opslag)

Sessie-opslag wordt gebruikt voor het tijdelijk bewaren van formuliergegevens. Deze data wordt automatisch verwijderd zodra je het browsertabblad sluit.

Google reCAPTCHA

Op onze formulieren maken wij gebruik van Google reCAPTCHA om spam en misbruik te voorkomen: reCAPTCHA v2 (zichtbaar) op het contactformulier en reCAPTCHA v3 (onzichtbaar) op het inschrijf- en vrijwilligersformulier. Bij het gebruik van reCAPTCHA worden gegevens verwerkt door Google. Dit kan onder meer het IP-adres, browsergegevens en cookies omvatten. Google gebruikt deze gegevens om te beoordelen of de interactie door een mens of een bot wordt uitgevoerd.

Op het gebruik van reCAPTCHA zijn het privacybeleid en de servicevoorwaarden van Google van toepassing. De grondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang om de website te beschermen tegen geautomatiseerd misbruik.

Website-cache

Daarnaast worden niet-persoonsgebonden website-instellingen (zoals programma, sponsoren en foto-overzichten) tijdelijk gecachet in de browseropslag voor snellere laadtijden. Deze bevatten geen persoonsgegevens.

10. Klachten

Heb je een klacht over hoe wij omgaan met je gegevens? Neem dan eerst contact met ons op via secretariaat@empelsedoedagen.nl. Komen we er samen niet uit? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je via e-mail of onze website.